Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
Einführung der Meldestelle für das neue Hinweisgeberschutzgesetz
Ab Dezember 2023 müssen auch wir bei Persorent eine Meldestelle aufgrund des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) einführen. Es handelt sich hierbei um eine EU-Richtlinie die nun in nationales Recht umgesetzt wurde.
Wir legen sehr großen Wert auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Verhaltensrichtlinien. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten unserer Mitarbeiterschaft zu erfahren. Denn Hinweise können sehr wertvoll sein, indem sie dazu beitragen, Rechtsverstöße aufzudecken bzw. zu verhindern.
Aus diesem Grund haben wir nach den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes eine interne Meldestelle für unser Unternehmen eingerichtet, die eingehende Hinweise unabhängig und vertraulich bearbeiten wird. Dadurch wird der größtmögliche Schutz für alle Beteiligten, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken, gewährleistet.
Neben internen Meldestellen gibt es auch externe Meldestellen, die vom Bund oder den Ländern betrieben werden. Auch diese stehen grundsätzlich allen Hinweisgebern offen. https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html
Durch das Hinweisgeberschutzgesetz werden Hinweisgeber (Whistleblower) geschützt und einheitliche Standards zur Meldung von Missständen und zum Schutz der Meldenden vorgeschrieben. Beschäftigte nehmen Missstände oftmals als erste wahr und können durch ihre Hinweise dafür sorgen, dass Rechtsverstöße aufgedeckt, untersucht, verfolgt und unterbunden werden.
Wenn Beschäftigte im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Kenntnis von Rechtsverstößen erhalten, geraten Sie nicht selten in einen (inneren) Konflikt: Darf oder muss der Verstoß gemeldet werden, oder gehen die Loyalitätspflichten als Beschäftigter vor? Aus Angst vor negativen Folgemaßnahmen werden dann mögliche Rechtsverstöße nicht aufgedeckt. Dem soll das Hinweisgeberschutzgesetz entgegenwirken: Wer Verstöße meldet, soll keine beruflichen Konsequenzen, wie etwa den Ausschluss von einer Beförderung oder gar eine Kündigung fürchten müssen.
Das HinSchG beschäftigt sich ausschließlich mit Hinweisen / Whistleblowing im beruflichen Kontext.
Meldestelle im Unternehmen zwingend
Das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sieht vor, dass zwingend eine Meldestelle von fast allen Unternehmen eingerichtet werden muss. Für Unternehmen zwischen 50 bis 249 Mitarbeitenden tritt diese Verpflichtung am 17.12.2023 in Kraft.
Um welche Verstöße geht es?
§2 HinSchG enthält einen abschließenden Katalog der Tatbestände, die Gegenstand einer Meldung sein können. Ein Whistleblower kann also unter anderem melden:
- Straftatbestände
- Ordnungswidrigkeiten, soweit es um den Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder den Schutz der Rechte von Beschäftigten oder deren Vertretungen geht
- bestimmte weitere Rechtsvorschriften auf Bundes-, Landes- oder EU-Ebene, die in § 2 HinSchG einzeln benannt werden, u.a.:
- Vorschriften zur Geldwäsche-Bekämpfung
- Vorgaben zur Produktsicherheit, Vorgaben zum Umweltschutz und Datenschutz
Was unternimmt die Meldestellen nach dem Eingang eines Hinweises ?
- bestätigt den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen,
- prüft, ob der gemeldete Verstoß in den Anwendungsbereich des HinSchG fällt,
- hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt,
- prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung,
- bittet den Hinweisgeber erforderlichenfalls um weitere Informationen,
- ergreift angemessene Folgemaßnahmen und
- gibt dem Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten Rückmeldung über geplante oder ergriffene Folgemaßnahmen und deren Gründe, soweit durch diese Rückmeldung die Ermittlungen oder beteiligte Personen nicht beeinträchtigt werden
Je nach Art der Vorwürfe, der Beweislage und den sonstigen Umständen kommen nach § 18 HinSchG insbesondere diese Folgemaßnahmen in Betracht:
- Durchführung interner Untersuchungen und Kontaktaufnahme mit Betroffenen
- Verweisung des Hinweisgebers an andere zuständige Stellen
- Abschließen des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen
- Abgabe zwecks weiterer Untersuchungen an eine für interne Ermittlungen zuständige Einheit oder an eine zuständige Behörde.
Wichtig: Das HinSchG selbst schreibt keine bestimmte Vorgehensweise vor. Denn Sinn und Zweck des Gesetzes ist in erster Linie das Erleichtern von Meldungen und der Schutz des Hinweisgebers vor Repressalien.
Ob und welche konkreten Folgemaßnahmen ergriffen werden, muss im Einzelfall abgewogen und entschieden werden. Insofern ergeben sich keine Änderungen zur Rechtslage vor.
Für das gesamte Verfahren gilt gemäß § 8 HinSchG das Vertraulichkeitsgebot. Die Meldestellen müssen Vertraulichkeit wahren im Hinblick auf die Identität der Beteiligten:
- des Hinweisgebers (Whistleblower)
- der Personen, die Gegenstand der Meldung sind
- sonstiger in der Meldung genannter Personen.
Nicht vom Vertraulichkeitsgebot geschützt werden Hinweisgeber, die vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen melden. Im Übrigen ist die Weitergabe von Informationen in bestimmten Ausnahmefällen zulässig – insbesondere mit Einverständnis des Betroffenen, oder auch, soweit es zur Ergreifung von behördlichen oder internen Folgemaßnahmen erforderlich ist.
Wann besteht „hinreichender Grund“ zur Annahme eines Verstoßes ?
Der Schutz des Hinweisgebers besteht unzweifelhaft dann, wenn der von ihm gemeldete Sachverhalt tatsächlich und nachweislich einen Rechtsverstoß im Anwendungsbereich des HinSchG darstellt. Aber auch dann, wenn lediglich hinreichender Grund zu dieser Annahme besteht, sind die Schutzvorschriften des HinSchG bereits anwendbar. Jedenfalls sind für eine solche Annahme objektive Anhaltspunkte erforderlich. Ein Hinweis allein auf der Basis von reinen Vermutungen reicht nicht aus.
Die Anforderungen an eine Überprüfung der Stichhaltigkeit seines Verdachts vor einer Meldung durch den Hinweisgeber selbst dürfen nicht zu hoch angesetzt werden – eine tiefgehende „Vorabermittlung“ kann nicht verlangt werden. Klar ist aber auch, dass leichtfertige Meldungen ohne jede Substanz nicht dem Schutz des HinSchG unterliegen.
Wie wird der Hinweisgeber geschützt?
Gibt es einen Schutz vor Falschmeldungen?
Gemäß § 38 HinSchG ist die hinweisgebende Person zum Ersatz des Schadens verpflichtet, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist. Die Schadensersatzpflicht besteht aber somit nur für bewusst falsche Meldungen oder für solche, die der Hinweisgeber selbst für eher unzutreffend hält. Falls Anhaltspunkte für das Vorliegen eines Rechtsverstoßes bestanden, der Hinweisgeber also hinreichenden Grund für die Annahme meldewürdigen Sachverhaltes hat, geht der Schutz des Hinweisgebers vor. Eine Schadensersatzpflicht scheidet aus – auch wenn sich die Annahme des Hinweisgebers im Nachhinein doch noch als unzutreffend herausstellt.
Im Übrigen ist es Aufgabe der internen Meldestelle sowie der mit angemessenen Folgemaßnahmen beauftragten Personen bzw. der zuständigen Behörden, nach Meldungen den Sachverhalt aufzuklären und von weiteren Maßnahmen abzusehen, wenn sich die erhobenen Vorwürfe als falsch herausstellen sollten.
Wie setzt Persorent die Maßnahmen um:
Der iGZ und der BAP – künftig Gesamtverband der Personaldienstleister (GVP) – unterstützen ihre Mitglieder mit einem Rundumsorglos-Paket bei der Umsetzung der gesetzlichen Bestimmungen. Zusammen mit ihrem Kooperationspartner EQS Group haben sie eine praktikable und kostengünstige Lösung entwickelt, die sie ihren Mit-gliedern exklusiv anbieten. Als Best Practice haben sich digitale Hinweisgebersysteme etabliert, da nur diese alle Anforderungen an eine sichere und DSGVO-konforme Kommunikation erfüllen. EQS Integrity Line ist Europas führendes Hinweisgebersystem mit integrierter Fallbearbeitung. Wir bei Persorent haben uns für dies Lösung entschieden, denn diese Auslagerung ist eine große bürokratische Entlastung für alle Beteiligten und erfüllt die gesetzlich erforderlichen Auflagen.
Sie erreichen unsere Meldestelle unter folgenden Kontaktdaten:
Mail: https://persorent-berlin.integrityline.app/
Hinweis in eigener Sache:
Selbstverständlich steht Ihnen die Meldestelle in begründeten Fällen zur Verfügung. Erlauben Sie mir aber auch bitte den Hinweis, dass alle Mitarbeitenden im Büro und auch ich jederzeit ein offenes Ohr für Ihre Belange haben. Sollten Sie also Verdachtsmomente erkennen, scheuen Sie sich nicht, auch uns anzusprechen. Gerne behandeln wir Ihre Meldung auch vertraulich.
